Karty indywidualne ucznia – gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych klientów poradni. 

1. Karta indywidualna zakładana jest przy pierwszym przyjęciu dziecka przez osobę przejmują-cą sprawę. Przy następnych badaniach, konsultacjach karta jest uzupełniana o wpisy i doku-mentację w zakresie diagnozy i poradnictwa.
2.Przy zakładaniu karty indywidualnej, konieczne są dane osobowe klienta, wpisanie powodu zgłoszenia, a następnie dopięcie do teczki zgody na badanie, przeprowadzony wywiad z  rodzicem lub uczniem.
3. Przy kolejnych zgłoszeniach dziecka, również wpisuje się w karcie indywidualnej ucznia powód zgłoszenia i ponownie pobiera się zgodę na badanie.
3.Przy zgłoszeniach indywidualnych specjalista pobiera zgodę pisemną rodziców lub opiekunów na badanie oraz dokładnie wyjaśnienie rodzicom lub opiekunom kwestię  zgody na przekazywanie informacji o dziecku w szkole. Jeżeli nie ma zgody na kontakt ze szkołą, zaznacza się to w widocznym miejscu - w karcie indywidualnej ucznia.
4.Wnioski przesyłane przez szkoły z czytelnym podpisem rodziców lub opiekunów oznaczają wyrażenie zgody na przekazywanie informacji o dziecku w szkole.
5.W karcie indywidualnej odnotowywane są na bieżąco wszystkie przeprowadzone badania, konsultacje, obserwacje, wizyty w szkołach i innych placówkach w sprawie ucznia, porady, skierowania do innych specjalistów. 
6.6.W karcie indywidualnej ucznia gromadzone są arkusze testów, badań, obserwacji, wywiadów, notatki i wyniki konsultacji.
7.Konieczne jest umieszczenie każdorazowo pod każdą formą udzielonej pomocy daty i podpisu pracownika pedagogicznego, który tej pomocy udzielił.
8. Dokumentacja jest zebrana, posegregowana, zawiera zgodę rodziców lub opiekunów na dany tok postępowania w poradni.
9.Przetwarzanie danych osobowych zgromadzonych w karcie indywidualnej jest dopuszczalne wówczas, gdy osoba, której dane dotyczą wyrazi na to zgodę oraz ,gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia działań na rzecz dziecka.
11. Osobami gromadzącymi i przetwarzającymi dane osobowe klientów z  kart indywidual-   nych w sposób ręczny i komputerowy są:                                           
Psycholodzy: mgr Dorota Cekiera, mgr Barbara Kowal, mgr Beata Zielińska
Pedagodzy: mgr MariaLeszczawska, mgr Młgorzata Gliszczyńska
Logopeda: mgr Małgorzata Wyleżoł, mgr Grażyna Milczarek
Dyrektor: mgr Alicja Łukaszkiewicz.
Specjalista ds. administracji i kadr:Dorota Raczyńska                                             
12. Wymienieni pracownicy w punkcie 11 dostępni są dla klientów pod telefonem poradni (075)7172467 w swoich godzinach pracy.
13. Pracownicy poradni mający styczność z przetwarzaniem danych osobowych klientów w związku z działalnością zawodową zobowiązani są do zachowania ich w tajemnicy.
14. Za naruszenie obowiązku ochrony danych osobowych ponosi odpowiedzialność karną każdy pracownik poradni ,zgodnie z przepisami kodeksu pracy, a także ustawy o ochronie danych osobowych.
15. Karty indywidualne zgromadzone w poradni nie są dokumentacją wychodzącą. Wszelkie dane osobowe dotyczące dziecka i jego rodziny po przeanalizowaniu ich i opracowaniu oddawane są do sekretariatu, a stamtąd przez sekretarkę składane do archiwum.
16. Każdy rodzic lub opiekun dziecka ma prawo do wyczerpującej informacji o celu, sposobie i zakresie przetwarzania danych osobowych przez specjalistów poradni, a także ma prawo do informacji o możliwości uzupełnienia oraz sprostowania danych osobowych.