INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Obowiązuje od dnia 05 pażdziernika 2005 r.


§ 1

Do podstawowych czynnoÅ›ci kancelaryjnych w Domu Pomocy SpoÅ‚ecznej w Sosnówce należy:

1.Przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek
2.Prowadzenie ewidencji wpÅ‚ywów specjalnych i wartoÅ›ciowych.
3.Powielanie pism i materiaÅ‚ów oraz ich ewidencjonowanie.
4.Wysyłanie korespondencji i przesyłek
5.Przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, telefonów, faksów i poczty elektronicznej.
6.Udzielanie informacji o sprawach bÄ™dÄ…cych podstawÄ… dziaÅ‚alnoÅ›ci Domu - kierowanie osób do pracowników odpowiedzialnych za zaÅ‚atwianie konkretnych spraw.

§ 2

Struktura organizacyjna Domu Pomocy SpoÅ‚ecznej w Sosnówce, nie przewiduje stanowiska pracy kancelisty lub sekretarki, do prowadzenia wydzielonego sekretariatu.


1. Wyznaczony przez dyrektora pracownik przyjmuje wszelką korespondencje (poza imienną) skierowana do DPS, ewidencjonuje ją w książce korespondencji i przekazuje ją dyrektorowi do dekretacji.

2. ZadekretowanÄ… korespondencjÄ™ przekazuje do zaÅ‚atwienia wskazanym kierownikom dziaÅ‚ów lub pracownikom na stanowiskach samodzielnych.


3. Każde pismo załatwione otrzymuje znak i trafia do odpowiednio oznakowanego segregatora zgodnie z wykazem akt w DPS, w przypadku pliku tej samej sprawy chronologicznie w tej samej oprawce (koszulce).

4. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy posiada ten sam znak.

5. Rejestracji pism nie podlegajÄ…:

- Publikacje gazety ,czasopisma, książki, afisze, ogÅ‚oszenia, prospekty, itp., które zostajÄ… bezpoÅ›rednio dostarczone na stanowiska pracy lub wywieszone na tablicy ogÅ‚oszeÅ„.

- Potwierdzenia odbioru, które doÅ‚Ä…cza siÄ™ do akt wÅ‚aÅ›ciwej sprawy.

- Rachunki i faktury, które sÄ… przekazywane gÅ‚ównemu ksiÄ™gowemu.

- Zaproszenia , życzenia i inne pisma o podobnym charakterze przekazywane na poszczególne stanowiska lub na tablicÄ™ ogÅ‚oszeÅ„.

Rozmowy telefoniczne mające charakter skarg z interesantami rejestruje się w odnośnych formularzach. Formularze i notatki przekazuje dyrektorowi domu.

Zwrotne pisma trafiajÄ… do odpowiednich segregatorów przedmiotowych.

§ 3

Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak) i tytuł Segregatora, według specjalności oraz odrębnych teczek :

· Skargi i wnioski: S oraz kolejny numer sprawy,
· Finanse: Fn. oraz kolejny numer sprawy,
· DziaÅ‚ administracyjno –gospodarczy AG, oraz kolejny numer sprawy,
· Organizacja pracy Org. Oraz kolejny numer sprawy,
· Kadry: K. oraz kolejny numer sprawy,
· PÅ‚ace: pÅ‚ace, oraz kolejny numer sprawy,
· ZUS: ZUS. oraz kolejny numer sprawy,
· Podatki: podatki, oraz kolejny numer sprawy,
· ZasiÅ‚ki chorobowe: Z-ch. oraz kolejny numer sprawy
· ZasiÅ‚ki rodzinne; ZR. oraz kolejny numer sprawy,
· ZaÅ›wiadczenia: Z. oraz kolejny numer sprawy.
· ZarzÄ…dzenia dyrektora: ZarzÄ…dzenia wewnÄ™trzne, oraz kolejność zarzÄ…dzeÅ„,
· Kontrola zewnÄ™trzna: KZ, oraz kolejny numer protokoÅ‚u,
· Przetargi: P, oraz kolejny numer przetargu,
· Socjalne sprawy: SOC, oraz kolejny numer sprawy,
· DecyzjÄ™ w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla okreÅ›lonej grupy spraw podejmuje dyrektor.

1. Rejestry prowadzi wyznaczony pracownik z siedzibÄ… w administracji
2. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka o tym samym oznaczeniu.
3. Rejestry mogÄ… być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat, a numeracjÄ™ prowadzi siÄ™ wówczas dla każdego roku kalendarzowego od nr 1.


§ 4

Dopuszcza siÄ™ szerokie wykorzystanie informatyki w jednostce, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych.

Zaleca siÄ™ wykorzystanie informatyki w celu:

· Przyjmowania i wysyÅ‚ania korespondencji za poÅ›rednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
· Prowadzenie wszelkich rejestrów dotyczÄ…cych jednostki,
· UdostÄ™pnienie upoważnionym pracownikom, zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególnoÅ›ci: edytorów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, oraz zakupionych baz danych , np. ,LEX
· Tworzenie, przeksztaÅ‚canie i przechowywanie niezbÄ™dnych dokumentów.
· Umieszczanie na stronach Internetowych stale aktualizowanej informacji o jednostce.
· Informowanie interesantów o procedurach wymaganych w funkcjonowaniu jednostki.

Powierza się kierowanie się procesem informatyzacji w jednostce osobie z wykształceniem informatycznym.

§ 5

Dane przechowywane w pamiÄ™ci komputerów zabezpiecza siÄ™ przez:

· Dopuszczenie do dostÄ™pu wyÅ‚Ä…cznie upoważnionych pracowników,
· Odpowiednie archiwizowanie zbiorów na noÅ›nikach informatycznych.

Dane gromadzone w pamiÄ™ciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratÄ… przez:

· Przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu noÅ›ników informatycznych, zakupionego oprogramowania: operacyjnego, narzÄ™dziowego, aplikacyjnego
· Archiwizowanie w celu miesiÄ™cznym danych, przechowywanych w pamiÄ™ciach komputerów na noÅ›nikach informatycznych i innym, odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu.

Obieg dyskietek, i innych noÅ›ników informatycznych w jednostce ogranicza siÄ™ poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzenie programami antywirusowymi, przy caÅ‚kowitym zakazie używania noÅ›ników nie oznakowanych.

W przypadku gromadzenia danych osobowych i ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

§ 6

1. W pomieszczeniu biura administracji wyznaczony przez dyrektora pracownik prowadzi rejestr pieczÄ™ci, wydanych pracownikom oraz pieczÄ™ci, których używanie zwiÄ…zane jest z zarejestrowaniem i dziaÅ‚aniem jednostki.
2. Korespondencję dotyczącą spraw urzędowych, gospodarczych, pisma grzecznościowe podpisuje dyrektor.
3. Pracownicy, posiadający pieczęcie imienne, pieczętują przygotowane do akceptacji dyrektora pisma, dotyczące wiedzy fachowej, merytorycznej, indywidualnej, fachowej opinii oraz własne opracowania.
4. Pracownicy administracyjni podpisujÄ… i pieczÄ™tujÄ… swoimi imiennymi pieczÄ™ciami pisma i sprawozdania, które opatrzone sÄ… osobistÄ… odpowiedzialnoÅ›ciÄ… za rzetelne i prawidÅ‚owe ich sporzÄ…dzanie, informujÄ…c dyrektora i ich zawartoÅ›ci.

§ 7

1. Akta spraw przechowuje siÄ™ na stanowiskach pracy oraz w archiwum jednostki
2. Do akt przekazywanych do archiwum jednostki przekazuje się zbędne teczki w pracy bieżącej.
3. Pozostałe akta (wieczne kategorii A i dokumenty nie archiwalne kategorii B) przekazywane są do archiwum, zgodnie z zasadami archiwistyki przez wyspecjalizowaną firmę.

§ 8

1. Nadzór nad prawidÅ‚owym wykonywaniem czynnoÅ›ci kancelaryjnych przez pracowników sprawuje dyrektor jednostki.
2. Pracownicy zobowiÄ…zani sÄ… do zapoznawania siÄ™ na bieżąco z treÅ›ciÄ… przepisów prawnych i aktów normatywnych, publikowanych drogÄ… informatycznÄ… oraz w prasie codziennej.

§ 9

Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane instrukcją określa dyrektor jednostki.